Polityka prywatności – Łańcuch Dostaw Premium

1. Informacje ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Łańcuch Dostaw Premium z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka” lub „Administrator”), prowadzącą działalność w sektorze transportu i logistyki.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych osobowych Administratorem danych osobowych jest: Łańcuch Dostaw Premium (dalej: „Administrator” lub „my”).

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych na oficjalnych materiałach firmowych (strona internetowa, umowy, stopki mailowe itp.).

3. Zakres przetwarzanych danych W związku z prowadzeniem działalności w obszarze transportu i logistyki Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:
   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL (jeśli jest to niezbędne),
   • dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numery telefonów,
   • dane dotyczące realizowanych usług: dane o przesyłkach, zleceniach transportowych, punktach załadunku i rozładunku, harmonogramach, numerach rejestracyjnych pojazdów,
   • dane finansowe i rozliczeniowe: numery rachunków bankowych, dane niezbędne do wystawiania faktur, rozliczeń i dochodzenia roszczeń,
   • dane związane z bezpieczeństwem i monitorowaniem łańcucha dostaw: informacje z systemów GPS, dane o lokalizacji pojazdów lub ładunków, rejestry zdarzeń logistycznych,
   • dane zawarte w korespondencji (papierowej i elektronicznej) związanej z naszą współpracą,
   • dane rekrutacyjne: CV, list motywacyjny, dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji i doświadczenia zawodowego (w przypadku kandydatów do pracy lub współpracy).

Administrator przetwarza wyłącznie takie dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonych celów i w zakresie wynikającym z przepisów prawa lub udzielonej zgody.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

4.1. Zawarcie i wykonanie umowy

• cel: przygotowanie oferty, zawarcie oraz realizacja umów transportu i/logistyki, obsługa zgłoszeń, zleceń i reklamacji,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem).

4.2. Wypełnienie obowiązków prawnych Administratora

• cel: prowadzenie ksiąg rachunkowych, archiwizacja dokumentacji, rozliczenia podatkowe, odpowiedzi na żądania uprawnionych organów,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).

4.3. Realizacja uzasadnionych interesów Administratora

• cel: dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia i ładunków, analiza jakości świadczonych usług, planowanie rozwoju działalności, wewnętrzne raportowanie i statystyka, kontrola realizacji zleceń transportowych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

4.4. Marketing bezpośredni usług własnych

• cel: wysyłka informacji handlowych i marketingowych dotyczących naszej oferty (np. drogą e‑mailową lub telefoniczną), prowadzenie działań remarketingowych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora), a w przypadkach wymaganych przepisami – również zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej).

4.5. Na podstawie zgody

• cel: prowadzenie działań marketingowych wykraczających poza uzasadniony interes Administratora, udział w akcjach promocyjnych, konkursach, dłuższe przechowywanie danych rekrutacyjnych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą).

5. Odbiorcy danych osobowych Odbiorcami danych osobowych mogą być w szczególności:
   • podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi transportowe, spedycyjne i logistyczne (przewoźnicy, podwykonawcy),
   • dostawcy usług IT, systemów telematycznych i oprogramowania wspierającego procesy logistyczne,
   • biura rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne,
   • instytucje finansowe i banki w zakresie niezbędnym do rozliczeń,
   • operatorzy pocztowi i firmy kurierskie,
   • podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. organy ścigania, organy nadzoru, sądy), jeśli wystąpią z odpowiednim żądaniem.

Wszyscy odbiorcy, którzy przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora, działają na podstawie odpowiednich umów powierzenia i są zobowiązani do zachowania poufności oraz stosowania środków ochrony danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli w związku z korzystaniem z niektórych narzędzi lub usług konieczne byłoby przekazanie danych poza EOG, nastąpi to wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, takich jak decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony lub standardowe klauzule umowne.

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

   • dane związane z zawarciem i wykonaniem umów – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa (w tym przepisów podatkowych i rachunkowych) oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
   • dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – przez okres istnienia tego interesu lub do momentu skutecznego zgłoszenia sprzeciwu,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia, chyba że inna podstawa prawna uzasadnia dalsze przetwarzanie,
   • dane rekrutacyjne – przez okres trwania procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na przyszłe rekrutacje – przez czas wskazany w treści zgody lub do jej cofnięcia.

8. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

   • prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii,
   • prawo sprostowania (poprawiania) danych – w przypadku, gdy są nieprawidłowe lub niekompletne,
   • prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, zgoda została cofnięta, wniesiono sprzeciw uwzględniony przez Administratora lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem,
   • prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO,
   • prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz przesłania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
   • prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania; w szczególności przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego,
   • prawo cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody,
   • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw należy zwrócić się do Administratora za pośrednictwem danych kontaktowych podanych w materiałach firmowych lub na stronie internetowej.

9. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach może być konieczne do zawarcia lub wykonania umowy, realizacji usługi czy spełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić zawarcie umowy lub świadczenie usług.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Co do zasady Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających. Jeśli takie działania zostaną wprowadzone, Administrator zapewni środki ochrony praw i wolności oraz zgodności z przepisami RODO.

11. Środki ochrony danych osobowych Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Obejmuje to m.in. kontrolę dostępu do systemów, szyfrowanie wybranych kanałów komunikacji, regularne przeglądy procedur bezpieczeństwa oraz szkolenia personelu.

12. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, aktualnej praktyki Administratora lub zmian w oferowanych usługach. Zmiany obowiązują od momentu opublikowania zaktualizowanej treści Polityki prywatności w kanałach komunikacji stosowanych przez Łańcuch Dostaw Premium.

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych osobowych przez Łańcuch Dostaw Premium, prosimy o kontakt z Administratorem za pośrednictwem wskazanych danych kontaktowych.